Зачем нужно ЭДО для маркировки Честный Знак

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) – на текущий момент считается альтернативным способом обмена документами в России. Передача аналогов бумажных документов происходит в электронном виде, посредством сетей передачи данных, а подписывается электронной подписью.

Документы, переданные через оператора ЭДО и подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и их бумажные варианты.

В дальнейшем данный способ передачи документов окончательно вытеснит «привычный» бумажный вариант. Это лишь вопрос времени. Однако в некоторых сферах он является обязательным. В частности, для работы с маркированными товарами в системе «Честный Знак».

Что можно передавать через ЭДО?

С помощью электронного документооборота можно передавать такие документы как:

• Счета на оплату;
• УПД (Накладные, акты, счет-фактуры), как раз таки необходимо для обмена сведениями с поставщиком при работе с маркировкой;
• Акты сверок;
• Корректировки и произвольные документы.

Забегая вперед, переход на ЭДО не выглядит как глобальное потрясение. На данный момент уже разработано достаточное количество качественных решений по внедрению электронного документооборота в бизнес. Преимущества использования ЭДО быстро перекрывают первичное неудобство, которое может возникнуть.

Почему так важно использовать ЭДО при работе с маркировкой?

Кроме того, что это требования с точки зрения закона о маркировке, сама по себе работа с системой Честный Знак без использования ЭДО – невозможна. Это как машина без колес.

С помощью электронного документооборота происходит отслеживание движения товара от производителя до розницы, переход права собственности, корректировка в случае расхождений при приемке.

Почему так было не сразу?

На стартовых этапах маркировки, была возможность использовать, и бумажный вариант документооборота, и электронный.

Как только систему отлаживают, то происходит переход на использование исключительно электронного документооборота. Например, для маркировки обувной и табачной продукции ЭДО обязателен уже с 1 июля 2020 года.

Как обстоят дела с другими товарами, которые тоже подлежат маркировке?

Что касается остальных групп товаров, которые подлежат маркировке, по ним пока нет исключительного электронного документооборота. Можно продолжать использовать и далее бумажный вариант, но так или иначе в дальнейшем придется переходить на ЭДО.

Схема получения товара от поставщика через ЭДО

В первую очередь поставщик формирует поставку и передает коды маркировки для данных товаров в УПД (универсальный передаточный документ) через ЭДО розничному магазину.

Далее в личный кабинет вашего ЭДО приходит данный УПД. При получении товара, вы должны сравнить коды маркировки, которые указаны в УПД, с теми, что пришли по факту. Делать вы это можете по трем схемам:

• Доверительная приемка – ничего не перепроверяете и сразу принимаете УПД, подписывая его своей электронной подписью;
• Частичная проверка — на ваше усмотрение проверяете какую-то часть поставки, если все в порядке, то принимаете УПД. Для такой приемки необходим 2D сканер штрих кода, иначе вы просто не сможете считать Datamatrix код, котором содержится код маркировки;
• Полная проверка — самый надежный вариант, но намного более затратный по времени. В данном случае проверяются все коды маркировки. Также необходим 2D сканер штрих-кодов.

Первый вариант самый быстрый, если вы приняли УПД, в одни коды маркировки, а по факту на продукцию нанесены другие, то при продаже, выбытия из системы маркировки не произойдет, т.к. передача права собственности на эти коды не происходили, ведь их не было в принимаемом УПД.

В случае, если вы реализовали маркированный товар с нарушением правил, а продажа без выбытия — это нарушение, то за такие действия предусмотрен штраф.

Схема исправления ошибок при приемке и корректировке УПД

Всякое случается и, если вы обнаружили несоответствие между фактическим количеством, качеством, кодами маркировки товара и тем, что заявлено в УПД, необходимо сообщить об этом поставщику. При получении данного уведомления, поставщик производит корректировку в неправильном УПД и повторно через ЭДО отправляет его розничному магазину.

Как начать пользоваться ЭДО для работы с маркированными товарами?

Шаг 1.

Нужно будет заключить договор с одним из аттестованным для работы в системе маркировки оператором ЭДО. Договор позволяет получить вам специальный уникальный идентификатор. Это своего рода «адрес» на который вам будут приходить электронные документы.

Если у вас нет возможности приобрести данную услуга, а она не бесплатная, в системе Честный Знак, есть возможность использовать бесплатную версию ЭДО. Однако в данной бесплатной версии существует масса ограничений, которые принесут не мало сложностей в процессе работы.

Здесь стоит взвесить за и против, т.к. такая экономия может стоить намного дороже вашим бизнес процессам.

Шаг 2.

Необходимо уведомить вашего поставщика о том, что вы используете ЭДО и отправить ему приглашение для обмена документами.

Несмотря на то, что процесс подключения к ЭДО сделали более «человеческим», иногда все же могут возникать сложности и непонятные моменты. В таком случае лучше проконсультируйтесь у вашей обслуживающей организации, либо у нас в ООО «Автоматизация».

Каким образом можно работать с документами, которые приходят через ЭДО?

Существует два варианта работы электронными документами. Лучшего среди них нет. Каждый из них подходит или наоборот не подходит в зависимости от того, какого размера ваше предприятие.

Работу с документами можно осуществлять через :

• В вашем личном кабинете, который предоставляет вам оператор ЭДО. Соответственно работать вы будете в интернет браузере, через компьютер или ноутбук;
• Интеграция с вашим товароучетным и кассовым программным обеспечением.

Вкратце про общие плюсы ЭДО

Конечно же этого экономия времени. Поиск по документам можно производить через поисковой запрос, а не переворачивать кипы бумаг. Для отправки документов по электронке не нужно сканировать, загружать, ждать. Все происходит быстро и с минимумом действий.

ЭДО убирает часть ограничений. Вы можете отправить документ в любой удобный момент времени, ведь оператор ЭДО – это автоматизированная система, которая работает 24/7. Для работы достаточно иметь ПК или ноутбук с выходом в сеть передачи данных, а также электронную подпись. Вы не привязаны к какому-то конкретному кабинету или зданию. При необходимости можно работать и удаленно.

Повышенная защита. Электронную подпись подделать крайне сложно, в отличие от подписи или печати.

Все документы, передаваемые через ЭДО, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Основание - Федеральный Закон №63-ФЗ.

Одновременная работа. Если к электронному документу предоставить доступ нескольким сотрудникам они смогут работать с ним одновременно. Бумажный же вариант придется, либо множить, либо становиться «в очередь».

Дополнительный контроль.  Ознакомиться с тем, кто автор, когда документ создан, кем отредактирован, вы сможете в любое время. Данная информация будет исключительно достоверной. История изменений документа, которую ведет система электронного документооборота не будет вам врать, а вот люди могут, увы.

Автоматическое сопоставление документов. Позволит вам уменьшить количество ошибок из-за человеческого фактора. В условиях стресса и высоких нагрузок, люди склонны ошибаться в рутинных операциях, что может приводить в последствии как минимум к потере времени.